Làm danh sách 100 dòng mà gõ số thứ tự từng ô thì rất mất thời gian. Google Sheets có sẵn cách điền số tự động: gõ 2 số đầu, kéo một cái là xong cả cột.
Bước 1: Gõ 1 và 2
Gõ 1 vào ô đầu tiên, 2 vào ô ngay bên dưới.
Bước 2: Bôi đen cả hai ô
Bôi đen 2 ô vừa gõ. Ở góc dưới bên phải vùng chọn có một chấm xanh nhỏ.
Bước 3: Kéo chấm xanh xuống
Đưa chuột vào chấm xanh (con trỏ thành dấu +), giữ chuột và kéo xuống.
Bước 4: Thả chuột ở dòng cuối
Thả chuột ở dòng cuối cùng: số thứ tự tự tăng dần.
Bước 5: Cách nhanh hơn: bấm đúp chấm xanh
Nếu cột bên cạnh đã có dữ liệu, chỉ cần bấm đúp vào chấm xanh. Sheets tự điền số đến dòng cuối có dữ liệu.
Mẹo thêm
Gõ 2, 4 rồi kéo: ra dãy số chẵn. Gõ 5, 10: dãy số cách nhau 5. Gõ ngày 1/11, 2/11: ra dãy ngày liên tiếp.
Danh sách hay thêm hoặc xoá dòng: dùng công thức =ROW()-1 (khi dòng 1 là tiêu đề) hoặc =SEQUENCE(100) để số thứ tự luôn đúng.
Cách kéo chấm xanh dùng được cả trong Excel và LibreOffice Calc.
Khi nào nên dùng
Đánh số thứ tự danh sách: danh sách khách hàng, nhân viên, hàng hoá, học sinh.
Tạo dãy ngày: lập bảng chấm công, lịch trực theo ngày chỉ cần gõ 2 ngày đầu rồi kéo.
Tạo mã liên tiếp: gõ "SP001", "SP002" rồi kéo, Sheets tự tăng phần số ở cuối.
Điền lặp lại một giá trị: chỉ gõ 1 ô rồi kéo, ví dụ điền cùng tên chi nhánh cho cả cột.
Lỗi thường gặp và cách sửa
Kéo xong toàn số 1: bạn chỉ chọn 1 ô. Gõ thêm số 2 ở ô bên dưới, chọn cả 2 ô rồi kéo lại.
Không thấy chấm xanh: bạn đang ở chế độ chỉ xem (không có quyền sửa) hoặc đang gõ trong ô. Bấm Enter để thoát ô, rồi chọn lại vùng.
Số bị đổi thành ngày tháng: ô đang ở định dạng Ngày. Chọn cột, vào Định dạng › Số › Số để đổi lại.
Dữ liệu được lọc (Filter) thì số thứ tự bị lộn: dùng công thức như =SUBTOTAL(3;$B$2:B2) để chỉ đếm các dòng đang hiện (Sheets cài tiếng Anh dùng dấu phẩy thay dấu chấm phẩy).
Câu hỏi thường gặp
Chỉ gõ số 1 rồi kéo thì sao?
Sheets sẽ chép số 1 xuống tất cả các ô. Cần gõ 2 số đầu để Sheets hiểu quy luật tăng dần.
Bấm đúp chấm xanh nhưng không điền hết?
Bấm đúp chỉ điền đến dòng cuối của cột bên cạnh có dữ liệu liền mạch. Nếu cột bên cạnh có ô trống ở giữa, Sheets dừng tại ô trống đó.
Xoá một dòng thì số thứ tự có tự cập nhật không?
Số gõ bằng cách kéo sẽ không tự cập nhật. Dùng công thức =ROW()-1 thì số thứ tự luôn đúng khi thêm, xoá dòng.
Laptop văn phòng tại Laptop Plus
Toàn bộ laptop tại Laptop Plus đều có sẵn Windows bản quyền theo máy (gắn trên BIOS).
Bài liên quan: Gõ sheets.new, docs.new để tạo file Google mới (Tập 1), Cố định dòng tiêu đề trong Google Sheets (Tập 2)
Tập trước: Cách thu hồi thư Gmail đã gửi nhầm: bật Hoàn tác gửi 30 giây (Thủ thuật Google – Tập 3)
Tập tiếp theo: Thủ thuật Google – Tập 5: gõ văn bản bằng giọng nói trong Google Docs. (Thêm link khi bài Tập 5 lên.)
Xem cả seri trên YouTube: Danh sách phát Thủ thuật Google – Gmail, Drive, Chrome
